Nah kali ini gue mau membahas sekilas tentang project cost management. Malam ini gue lagi stuck di site project karena besok pagi ada serah terima parsial project gue ke owner. Mostly temen-temen gue sekarang lagi pada lembur, buat mastiin besok pagi semuanya udah siap untuk diserah terimakan. Gue memilih untuk stay di site office karena suasana di lapangan terlalu hectic. Anyway, gue satu-satunya cewek yang tersisa malam ini di site. 

Proyek di Kala Senja

Well, balik lagi ke bahasan sebelumnya, Project Cost Management bisa diartikan sebagai serangkaian proses yang diperlukan untuk memastikan kalau project kita bakal selesai sesuai dengan budget yang telah disepakati. Project Cost Management sendiri kira-kira bisa dibagi ke dalam empat tahap: 1) Resource Planning 2) Cost Estimating 3) Cost Budgeting dan 4) Cost Control. Nah setiap tahapan ini saling berkaitan satu sama lain. Seenggaknya tiap tahapan ini umumnya muncul paling tidak sekali dalam setiap fase proyek.

1) Resource Planning

Tahapan yang paling pertama adalah Resource Planning, di tahapan ini kita melakukan penentuan atau pemilihan resources yang akan digunakan (seperti tenaga kerja, peralatan serta material) dan juga quantitynya.

Pada tahapan Resource Planning ini dibutuhkan work breakdown structure (WBS ) untuk dapat mengidentifikasi pekerjaan seperti apa saja yang akan dilakukan sehingga nantinya kita dapat menentukan resource yang akan digunakan. Diperlukan pula historical information dari proyek-proyek serupa yang telah berlangsung. Selain itu kita juga perlu mengetahui objektif dari proyek serta durasi yang telah ditetapkan. Dan terakhir yang nggak kalah penting adalah kita perlu juga mengetahui policy organisasi kita mengenai resources planning ini seperti apa, kayak rentaling atau purchasing material and equipment. 

Dalam melakukan resource planning ini biasanya diperlukan expert judgement. Selain itu kita dapat juga menggunakan software-software yang terkait dengan project management untuk membantu mengorganisir resources-resources yang kita gunakan.

Output dari akhir tahapan ini nantinya akan menghasilkan kebutuhan resources (Recources Requirement)

2) Cost Estimating

Setelah melakukan resource planning, kita beranjak ke cost estimating. Pada tahapan ini kita diminta untuk melakukan estimasi/valuasi terhadap resources requirement yang telah ditentukan. Nah untuk menentukan cost estimating ini diperlukan rate dari tiap resources yang kita gunakan. Kita juga harus memperhatikan adanya variabel resiko dalam proses cost estimating kita. 

Ada beberapa teknik yang dapat dilakukan dalam cost estimating

• Analogous Estimating atau biasa juga disebut Top Down Estimating. Dilakukan dengan menggunakan basis real cost dari project serupa yang sudah dilakukan sebelumnya. Umumnya dilakukan untuk mengestimasi total project cost ketika data-data yang tersedia tidak begitu mnedetail. Merupakan salah satu bentuk expert judgement. Tidak membutuhkan banyak biaya, namun juga memiliki tingkat keakuratan yang rendah.
• Parametric Modeling melibatkan parameter-parameter project tertentu dan menerjemahkannya dalam model matematis untuk memprediksi project cost. Dapat berupa model sederhana atau model yang rumit. Tingkat keakurasiannya juga bervariasi tergantung model yang digunakan. Historical information dan kelengkapan data lainnya mempengaruhi akurasi teknik estimasi ini
• Bottom Up Estimating teknik ini dilakukan dengan mengestimasi nilai satuan-satuan pekerjaan atau grup pekerjaan. Lalu nantinya disummarykan sehingga didapatkan total project cost. Keakuratan teknik ini ditentukan dari seberapa  kecil kita membreakdown pekerjaan kita dengan mengestimasi nilainya.

Output dari tahapan ini adalah cost estimate yang umumnya ditampilkan dalam currency. Di dalam cost estimate ini harus sudah terkandung pula contigency plan sebagai pertimbangan adanya variable resiko. Selain mendapatkan cost estimate, pada tahapan ini kita dapatkan pula supporting detail seperti estimasi scope of work yang mengacu kepada WBS, basis data yang digunakan untuk estimasi serta asumsi-asumsi yang digunakan.

3) Cost Budgeting

Tahap selanjutnya adalah cost budgeting, bagaimana kita mengalokasikan cost estimate yang sudah ada ke dalam satuan pekerjaan atau grup pekerjaan. Input yang dibutuhkan dalam cost budgeting ini adalah cost estimate, WBS, project schedule dan juga risk management plan.

Teknik yang digunakan dalam cost budgeting serupa dengan teknik yang digunakan pada cost estimate. Nantinya output yang dihasilkan pada tahapan ini adalah cost baseline yang merupakan time-phased budget, biasanya digambarkan dalam bentuk kurva S.

4) Cost Control

Nah yang terakhir adalah cost control. Setelah menentukan resource yang akan digunakan, mengestimte cost project dan melakukan budgetingnya selanjutnya yang perlu kita lakukan adalah melakukan cost control. 

Dalam melakukan cost control ini kita harus melakukan monitoring cost performance untuk bisa mendeteksi dan memahami variasi yang terjadi terhadap rencana kita.  Kita juga harus memastikan kalau variasi-variasi tersebut terecord dengan akurat. Stakeholder-stakeholder juga dipastikan harus terinfokan mengenai variasi-variasi yang terjadi.

Output yang dihasilkan pada tahapan ini adalah 

• Revised Cost Estimate, yang merupakan modifikasi cost estimate yang ada setelah dilakukan adjustment terhadap aspek-aspek proyek atau variasi
• Budget Updates yang merupakan perubahan terhadap cost baseline yang telah disepakati
• Estimaste at Completion atau EAC merupakan perkiraan dari total project cost berdasarkan performance proyek.
• Lesson learned seperti penyebab variansi yang terjadi dan lainnya sebaiknya didokumentasikan dengan baik, untuk dijadikan sebagai database yang dapat dimanfaatkan untuk project terkait ataupun project-project lainnya

Yah gue rasa itu sekilas tentang Project Cost Management. Untuk tahapan yang paling terakhir, terkait cost control kayaknya bisa dibahas lebih dalam lagi. Kalau mau referensi yang lebih mendalam mungkin bisa pakai PMBOK (Project Management Body of Knowledge) yang diterbitkan oleh PMI