Tag Archives: Leadership

Why Every Project Manager Should Think Like a Communicator

Posted on by
Reply

When we think about project management, we often picture schedules, budgets, methodologies, and scope. When we think about communication, we often picture presentations, branding, and media.

A few years ago, I also saw them as two separate disciplines. That perspective changed over the past year as I transitioned my career into Corporate Communication while pursuing my PMP at the same time.

At first, I thought I was stepping away from project management when I moved from Digital Engineering to Corporate Communication. Instead, I discovered that communication is a fundamental part of project management.

Earning my PMP also reinforced my understanding that project management is not only about process, but also about people and business environment. Communication is the thread that connects all three. Because at the end it is about how project stakeholders make good decisions together.

In project delivery, misaligned expectations lead to scope creep. Delayed decisions become schedule delays. Unclear roles and responsibilities create execution issues. Poor stakeholder engagement results in resistance to change and project outcomes. That’s why communication is one of the key drivers of project success.

The PMBOK put communication as one of the core knowledge areas in project management, highlighting its importance in planning, executing, and delivering successful projects. Besides my experience and PMBOK, I also read several books that influence my perspective on why every project manager should think like communicator. These books are Thinking Fast and Slow by Daniel Kahneman, Supercommunicators by Charles Duhigg, Never Split the Difference by Chris Voss, and Leaders Eat Last by Simon Sinek. Each of these books got different approaches to see communication.

source: http://www.gapingvoid.com

Facts Alone Rarely Change Minds

As someone who got background in engineering, we often assume that presenting the right data will naturally lead people to the right decision. Thinking Fast and Slow by Daniel Kahneman challenges this assumption. People don’t evaluate information purely rationally. Most of us rely on mental shortcuts, we are influenced by framing, and can interpret same information differently depending on our experiences and expectations. This is also something that I experienced while working in communication.

The example in project management, we usually have different project update report for the team, the client and high level management. Although the facts remain the same, the priorities and concern for each stakeholders are different. That’s why we need to tailor these information for different stakeholders. We tailor the information the way we want them to perceive the information. Because at the end, project managers are not communicating with spreadsheets, they’re communicating with people.

Every Stakeholder Needs a Different Conversation

One of the ideas that resonated most with me from Charles Duhigg’s Supercommunicators is that not every conversation serves the same purpose. Some conversations are practical. Some are emotional. Others are about identity, trust, or belonging. Project managers frequently overlook this distinction.

An engineer may want technical certainty. An executive may want strategic implications. A client may want certainty about their project. A regulator may want compliance. The public may simply want reassurance.

One project. Multiple stakeholders. Multiple conversations. A project manager should really understand about this. Before they convey any information, they have to understand their stakeholder needs first. Because the mistake isn’t giving the wrong answer. It’s answering the right question for the wrong audience.

Every Project Manager is Also a Negotiator

Reading Never Split the Difference by Chris Voss made me realize that project managers negotiate far more often than they realize. Negotiation isn’t limited to contracts, vendors, or subcontractors. We negotiate deadlines, resources, scope, priorities, client expectations, and even internal alignment. Whenever stakeholders have competing priorities, project managers are already negotiating.

Negotiation itself is a part of communication. The best project managers don’t simply persuade people. They listen carefully, understand other interests, and create alignment without forcing agreement. Strong communication creates trust, while effective negotiation helps transform that trust into decisions. Project management involves continuous negotiation throughout project lifecycle.

Of course, project negotiations don’t always end with a perfect win-win solution. Limited budgets, tight schedules, and competing priorities often require compromise instead. A successful negotiation isn’t about everyone getting exactly what they want; it’s about finding a balanced outcome where stakeholders understand the trade-offs and remain committed to the project’s objectives.

Leadership is Built on Trust

Simon Sinek writes in Leaders Eat Last that people perform at their best when they feel safe and trust those around them. In project management, that sense of safety is created largely through communication. The way project managers listen, respond to concerns, share information, and handle difficult conversations determines whether team members feel comfortable speaking up or choose to remain silent.

When communication fosters psychological safety, project teams raise risks earlier instead of hiding them. Trust doesn’t eliminate project problems, but it enables teams to solve them before they become crises.

Hence, communication is more than keeping everyone informed, it’s how project leaders build trust. And as Sinek reminds us, high performing teams are built not only through technical expertise, but through environments where people feel heard, respected, and safe enough to contribute their best work.

***

Looking back, my year in Corporate Communication didn’t take me away from project management, instead it expanded my perspective on it. Engineering taught me how projects are designed and planned. PMP provided the framework for managing and delivering them. Communication showed me how projects actually move forward: through people. The best project managers aren’t simply experts in planning; they create alignment, build trust, influence decisions, and turn complexity into clarity.

At the end, projects succeed not only because of technical excellence or well-defined processes, but because people understand one another, make decisions together, and stay aligned toward a common goal.

Perhaps that’s why every project manager should think like a communicator.

Building Leadership the West Point Way

Posted on by
Reply

Building Leadership The West Point Way“Mari kita menghadapinya – di medan perang, setiap orang merasa takut. Hidup ini membuat kita semua menjadi pengecut. Apa yang mendefinisikan kita adalah bagaimana kita merespon kehidupan ini dan berbagai tantangan yang ditempatkan di hadapan kita”

Selamat Pagi dari Surakarta,

Setelah agak lama tidak menulis, akibat disibukan oleh TA dan lain sebagainya, kali ini saya menyempatkan diri lagi untuk menulis. Kali ini saya akan membahas sebuah buku yang berjudul “Building Leadership the West Point Way“. Buku ini ditulis oleh Mayor Jendral Joseph P. Franklin, seorang lulusan West Point yang juga memegang dua gelar master dari MIT untuk bidang teknik sipil dan teknik nuklir. Di dalam buku ini Mayjen Joe membagi pelajaran-pelajaran berharga dan pemikirannya mengenai kepemimpinan yang dia peroleh selama di West Point. Kepemimpinan adalah bagaimana kita dapat mengatasi orang-orang yang bekerjasama dengan kita. Seorang pemimpin harus mengenal betul pekerjaan yang harus diselesaikan bawahannya. Tugas pemimpin bukanlah menyelesaikan pekerjaan tersebut, namun menciptakan atmosfir senyaman mungkin agar para bawahan dapat menyelesaikan pekerjaan mereka. Kepemimpinan adalah tentang mendelegasikan kewenangan, mendorong lahirnya inovasi, mendampingi dan mengambil tanggung jawab. Di dalam buku ini Mayjen Joe menyampaikan 10 hal prinsipil di dalam kepemimpinan yakni:

  1. Tugas
  2. Kehormatan
  3. Iman
  4. Keberanian
  5. Ketekunan
  6. Rasa percaya diri
  7. Kemampuan untuk dapat didekati
  8. Kemampuan untuk beradaptasi
  9. Kewelasasihan
  10. Visi

Salah satu bagian yang cukup saya ingat dengan baik dari buku beliau ini adalah kalimat ini “Tugas bukan berarti mengikuti dengan membuta. Tugas artinya mengerti apa yang harus dilakukan, dan melakukannya tanpa memandang perasaan yang mungkin dirasakan secara pribadi.” Tugas dan kedisiplinan memiliki hubungan fundamental yang tak terpisahkan. Seringkali kedisiplinan ini dibutuhkan ketika kita dihadapkan pada tugas yang sebenarnya tidak kita sukai. Seorang pemimpin adalah mereka yang berada di garda terdepan, entah itu di medan perang atau pun di ruang organisasi, dan mereka melakukan apa yang harus dilakukan (meskipun itu adalah sesuatu yang tidak mereka inginkan atau tak menyenangkan). Para pemimpin melakukan tugas-tugas itu dengan tegas dan tidak menggerutu. Saya rasa buku yang ditulis oleh Mayjen Joe ini disampaikan dengan sangat baik. Beliau menyampaikan melalui pengalaman-pengalaman yang dialaminya selama di West Point dan juga setelahnya. *** Well dari buku ini secara garis besar saya merangkum 10 poin prinsipil di dalam kepemimpinan sebagai berikut

1. Tugas adalah suatu pekerjaan yang harus diselesaikan, tidak dikerjakan dengan membuta, dimengerti dan dipahami KEBENARANNYA. Dilakukan tanpa melibatkan perasaan (entah itu sebenarnya tidak mengenakkan untuk pribadi dsb) dan tidak menggerutu. Oleh karena itu seringkali DIBUTUHKAN KEDISIPLINAN untuk diri sendiri.

2. Kehormatan adalah yang utama, apa-apa yang kita lakukan harus sesuai dengan kode-kode yang berlaku. Kita harus berani memilih kebenaran yang lebih berat sebagai ganti ketidakbenaran yang lebih ringan. Seringkali hubungan-hubungan antar pribadi terasa lebih dalam dibandingkan kode-kode yang berlaku di luar diri, namun bukan berarti kita membiar orang-orang disekeliling kita melanggar kode-kode itu begitu saja. Kita tidak bisa menutup mata, kita harus berani mengonfrontasi mereka dengan maksud MELURUSKAN.

3. Keimanan atau kepercayaan diperlukan di dalam suatu hirarki kepemimpinan. Seorang bawahan harus memiliki kepercayaan pada atasannya, bahwa ia dapat diandalkan dan memberi teladan. Sebaliknya seorang atasan harus memiliki kepercayaan bahwa bawahannya akan mengerjakan tugasnya dengan baik. Seorang pemimpin juga harus memiliki kepercayaan bahwa pekerjaan atau tugas yang mereka pikul bersama dapat terselesaikan. Mereka bersama-bersama juga harus memiliki keimanan yang besar mengenai tujuan mereka.

4. Banyak tindakan tak semestinya yang sering disalahartikan sebagai keberanian. Hanya terdapat perbedaan tipis antara tindakan ceroboh dan tindakan yang gagah berani. Seorang pemimpin yang baik HARUS BERANI menugaskan seseorang walaupun ia tak yakin orang tersebut mampu menyelesaikannya. Terkadang mengerjakan semuanya sendiri adalah cara termudah dalam menyelesaikan tugas. Oleh karena itu diperlukan suatu keberanian untuk menugaskan bawahan tersebut meskipumn terdapat resiko di dalamnya.

5. Ketekunan adalah suatu karakter yang mengagumkan dan sangat mudah terlihat. Kemampuan untuk menuntaskan sesuatu, merampungkan apa yang sudah dimulai, merupakan suatu tindakan kritikal untuk mencapai gol apa saja dan bukan saja karena setiap perjalanan adalah serangkaian langkah-langkah kecil. Tidak ada jalan pintas untuk keringat dan kerja keras. Tidak mungkin mendapatkan semuanya sekaligus, terkadang kita akan mendapati diri sendiri dalam situasi dimana kita tidak mungkin mencapai semua yang ada di piring kita dan ini adalah waktu untuk menetapkan prioritas.

6. Ada tiga tipe rasa percaya diri yang esensial di dalam kepemimpinan. Yang pertama adalah rasa percaya diri di dalam melontarkan saran atau perintah. Yang kedua adalah rasa percaya terhadap diri sendiri yang membuat kita nyaman untuk meminta nasihat. Lalu yang terakhir adalah rasa percaya diri untuk dapat bergantung pada bawahan, mendelegasikan otoritas dan melangkah mundur untuk membiarkan mereka melakukan tugasnya.

7. Seorang pemimpin yang baik adalah seseorang yang mau didekati. Dimana ia mau bercakap-cakap dengan bawahannya, dan sebaliknya bawahannya juga mau bercakap-cakap dengannya. Jika suatu organisasi ingin berjalan dengan baik maka para bawahan harus merasa bahwa mereka dapat meminta bimbingan dan pertolongan kepada para pemimpin mereka; mereka harus dapat mengaku jika mereka berbuat suatu kesalahan.

8. Keadaan selalu berubah dan manusia harus belajar beradaptasi atau jika tidak mereka akan mendapati diri mereka tertinggal. Tugas utama seorang pemimpim adalah membangun sebuah tim, yang merupakan suatu upaya kreatif yang membutuhkan kemampuan beradaptasi yang sangat tinggi.

9. Kewelasasihan merupakan suatu garis halus antara bersikap terlalu keras dan bersikap terlalu lembut. Jika tidak ada kewelasasihan pada akhirnya kita akan kehilangan respek dan juga etos kerja dari bawahan. Lalu di posisi mereka kita akan merasakan atmosfir ketakutan dan ketidakpercayaan.

10. Visi merupakan prinsip kepemimpinan yang paling penting. Ia menuntut seorang pemimpin untuk terus menerus menciptakan suatu lingkungan dimana para bawahan dapat berfungsi dalam tingkatan yang tinggi dan melaksanakan semua tugas yang disyaratkan.

Kira-kira itu adalah 10 poin penting yang dapat saya sarikan dari buku yang ditulis Mayjen Joe ini. Sebagai penutup saya akan memberikan salah satu kalimat menarik yang dikutip dari buku beliau:

“Beberapa orang adalah petarung, beberapa orang yang lain adalah penyair sedangkan beberapa orang yang lain lagi adalah keduanya”